สรุปบทที่8 ระบบสารสนเทศสำนักงาน

สรุปบทที่8 

ระบบสารสนเทศสำนักงาน 

ระบบสารสนเทศสำนักงาน
ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information System : OIS) 
   สำนักงานที่มีการนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาเป็นเครื่องมือสำคัญในการดำเนินงานเกี่ยวกับงานสำนักงาน เพื่อให้ได้สารสนเทศ มาช่วยสนับสนุนการตัดสินใจต่างๆ ในการบริหารให้ เป็นไปอย่างรวดเร็วทันเหตุการณ์และมีความเสี่ยงต่อความผิดพลาดน้อย


ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information System : OIS) 

1.ระบบการจัดการเอกสาร ได้แก่
การผลิตเอกสารและนำเสนอ
-การประมวลคำ (Word Processing)
-การจัดพิมพ์ตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing)
-การใช้ตารางอิเล็คทรอนิคส์ (Electronic Spreadsheet)
-งานด้านการเก็บข้อมูล (Database)
-การนำเสนอผลงาน (Presentation)
ระบบการประมวลภาพ(Image Processing System) 
เป็นระบบที่มีการประมวลผลโดยอาศัยรูปภาพ โดยการอาศัยอุปกรณ์ในการสแกนภาพเข้าไปในคอมพิวเตอร์
การทำสำเนาเอกสาร(Reprographics) 
เป็นกระบวนการทำสำเนาเอกสารต่าง ๆ เพื่อที่จะสามารถแจกจ่ายเอกสารให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องได้รวดเร็ว
หน่วยเก็บข้อมูลถาวร(Archival Storage) 
ปัจจุบันเอกสารต่าง ๆ ได้ถูกเก็บบันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์โดยเฉพาะหน่วยเก็บข้อมูลสำรอง เช่น จานแม่เหล็ก (Disk) แผ่นแม่เหล็ก (Diskette) เทปแม่เหล็ก

2.ระบบจัดการข่าวสารไปรษณีย์อิเล็คทรอนิคส์ (Electronic mail : E-mail)
การส่งข่าวสารไปยังบุคคลอื่น . โดยอาศัยเครื่องคอมพิวเตอร์ โมเด็ม และสื่อในการติดต่อ เช่น สายโทรศัพท์ และอาศัยที่อยู่ในรูปของไปรษณีย์อิเล็คทรอนิคส์ เช่น XXX@mail.rid.go.th สมัครเป็นสมาชิกกับเว็บไซต์ที่ให้บริการ ในปัจจุบันมีเว็บไซด์ที่ให้บริการฟรี เช่น http://www.ikool.comhttp://www.yahoo.comhttp://www.hotmail.com

กระดานข่าว(Web Board)
การฝากข่าวสารผ่านทางเครือข่ายถึงผู้รับ เป็นบริการอีกรูปแบบหนึ่งซี่งผู้สนใจสามารถเข้าไปอ่านและแสดงความคิดเห็นได้ กระดานข่าวสามารถใช้ได้ทั้งอินเทอร์เน็ต และอินทราเน็ต

ไปรษณีย์เสียง ( Voice mail )
เป็นระบบที่ช่วยเก็บเสียงพูดของผู้ใช้โทรศัพท์ที่ติดต่อเข้ามา โดยที่เราไม่อยู่ที่โต๊ะทำงานหรือสำนักงาน

โทรสาร (Facsimile)
เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการส่งข้อความ รูปภาพ จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง โดยอาศัยเครื่องโทรสารและสายโทรศัพท์

3.ระบบประชุมทางไกล
การประชุมด้วยเสียง (Audio teleconferencing)
เป็นการประชุมทางไกลหรือการติดต่อสื่อสารทางไกล โดยคู่สนทนาจะสามารถได้ยินแต่เพียงผู้ที่เกี่ยวข้องในการประชุมเท่านั้น

การประชุมด้วยภาพ (Video teleconferencing)
เป็นการประชุมทางไกล โดยผู้ร่วมประชุมสามารถที่จะติดต่อพูดคุยกันได้ โดยผู้สนทนาจะได้ยินเสียงและภาพของคู่สนทนาในขณะที่มีการประชุม

โทรทัศน์ภายใน (In house television)
เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการติดต่อทางธุรกิจ โดยสำนักงานจะมีการกระจายข่าวให้สมาชิก เพื่อเอื้ออำนวยในการติดต่อสั่งซื้อสินค้า โดยผ่านโทรทัศน์ที่เป็นช่วงสถานีของสำนักนั้น

การทำงานทางไกล (Telecommuting)
เป็นเทคโนโลยีที่ใช้ติดต่อระหว่างบ้านกับสำนักงาน โดยผู้ปฏิบัติงานสามารถปฏิบัติงานที่บ้านแล้วส่งงานดังกล่าวไปยังที่ทำงาน ผู้ใช้สามารถเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ของตนเองเข้ากับคอมพิวเตอร์ของสำนักงานเพื่อเข้าไปใช้โปรแกรม

4.ระบบสนับสนุนสำนักงาน
ระบบเครือข่าย(Network)
-อินทราเน็ต (Intranet) คือ ระบบเครือข่ายภายในองค์กร
-อินเทอร์เน็ต (Internet) คือ ระบบเครือข่ายผู้ใช้สามารถทราบข้อมูลที่ต้องการจากทั่วโลกได้โดยไม่จำกัดผู้ใช้งาน

ระบบแสงสว่าง
แสงสว่างที่พอเหมาะจะมีส่วนช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานปฏิบัติงานได้ดีขึ้นลดความเมื่อยล้าของดวงตาลง

ระบบไฟฟ้า 
เครื่องควบคุมแรงดันไฟฟ้า (Voltage Stabilizer) เครื่องรักษาสภาพไฟฟ้า (Line Conditioner) และเครื่องสำรองไฟ (Uninteruptable Power system) เป็นต้น

ระบบรักษาความปลอดภัย 
หมายรวมถึง การป้องกันอัคคีภัย การโจรกรรม และการทุจริตในการทำงาน . เช่น อุปกรณ์ตรวจสอบผู้ที่ผ่านเข้า-ออก โดยใช้บัตรผ่าน โทรทัศน์วงจรปิด

การวางผังห้องทำงาน 
การวางผังอุปกรณ์สำนักงานและโต๊ะทำงานให้อยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสม มีลำดับโต๊ะตามสายงาน จะช่วยให้การทำงานสะดวกรวดเร็วขึ้น

แบบฝึกหัด

1. ให้อธิบายความหมายของระบบสารสนเทศในสำนักงาน OIS

  ตอบ   ระบบสารสนเทศสำนักงาน.Office Information System (OIS) สำนักงานที่มีการนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาเป็นเครื่องมือสำคัญในการดำเนินงานเกี่ยวกับงานสำนักงาน เพื่อให้ได้สารสนเทศ มาช่วยสนับสนุนการตัดสินใจต่างๆ ในการบริหารให้ เป็นไปอย่างรวดเร็ว  

1.ระบบการจัดการเอกสาร 

การผลิตเอกสารและนำเสนอ 

-การประมวลคำ (Word  Processing) 

-การจัดพิมพ์ตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing)

-การใช้ตารางอิเล็คทรอนิคส์  (Electronic Spreadsheet)

-งานด้านการเก็บข้อมูล (Database) 

-การนำเสนอผลงาน (Presentation)

ระบบการประมวลภาพ(Image Processing System) เป็นระบบที่มีการประมวลผลโดยอาศัยรูปภาพ โดยการอาศัยอุปกรณ์ในการสแกนภาพเข้าไปในคอมพิวเตอร์ 

การทำสำเนาเอกสาร(Reprographics) 

เป็นกระบวนการทำสำเนาเอกสารต่าง ๆ  เพื่อที่จะสามารถแจกจ่ายเอกสารให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องได้รวดเร็ว

หน่วยเก็บข้อมูลถาวร(Archival Storage) 

ปัจจุบันเอกสารต่าง ๆ  ได้ถูกเก็บบันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์โดยเฉพาะหน่วยเก็บข้อมูลสำรอง  เช่น  จานแม่เหล็ก  (Disk)  แผ่นแม่เหล็ก  (Diskette)  เทปแม่เหล็ก

 2.ระบบจัดการข่าวสาร

ไปรษณีย์อิเล็คทรอนิคส์ (Electronic mail : E-mail) 

การส่งข่าวสารไปยังบุคคลอื่น . โดยอาศัยเครื่องคอมพิวเตอร์  โมเด็ม  และสื่อในการติดต่อ  เช่น  สายโทรศัพท์ และอาศัยที่อยู่ในรูปของไปรษณีย์อิเล็คทรอนิคส์ เช่น XXX@mail.rid.go.th สมัครเป็นสมาชิกกับเว็บไซต์ที่ให้บริการ ในปัจจุบันมีเว็บไซด์ที่ให้บริการฟรี เช่น www.ikool.com www.yahoo.com www.hotmail.com

กระดานข่าว(Web Board)  การฝากข่าวสารผ่านทางเครือข่ายถึงผู้รับ เป็นบริการอีกรูปแบบหนึ่งซี่งผู้สนใจสามารถเข้าไปอ่านและแสดงความคิดเห็นได้ กระดานข่าวสามารถใช้ได้ทั้งอินเทอร์เน็ต และอินทราเน็ต 

ไปรษณีย์เสียง ( Voice mail )เป็นระบบที่ช่วยเก็บเสียงพูดของผู้ใช้โทรศัพท์ที่ติดต่อเข้ามา  โดยที่เราไม่อยู่ที่โต๊ะทำงานหรือสำนักงาน 

โทรสาร (Facsimile) เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการส่งข้อความ  รูปภาพ  จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง  โดยอาศัยเครื่องโทรสารและสายโทรศัพท์ 

3.ระบบประชุมทางไกล

การประชุมด้วยเสียง (Audio teleconferencing) เป็นการประชุมทางไกลหรือการติดต่อสื่อสารทางไกล  โดยคู่สนทนาจะสามารถได้ยินแต่เพียงผู้ที่เกี่ยวข้องในการประชุมเท่านั้น

การประชุมด้วยภาพ (Video teleconferencing) 

เป็นการประชุมทางไกล  โดยผู้ร่วมประชุมสามารถที่จะติดต่อพูดคุยกันได้  โดยผู้สนทนาจะได้ยินเสียงและภาพของคู่สนทนาในขณะที่มีการประชุม 

โทรทัศน์ภายใน (In house television) เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการติดต่อทางธุรกิจ  โดยสำนักงานจะมีการกระจายข่าวให้สมาชิก  เพื่อเอื้ออำนวยในการติดต่อสั่งซื้อสินค้า  โดยผ่านโทรทัศน์ที่เป็นช่วงสถานีของสำนักนั้น

การทำงานทางไกล (Telecommuting) เป็นเทคโนโลยีที่ใช้ติดต่อระหว่างบ้านกับสำนักงาน โดยผู้ปฏิบัติงานสามารถปฏิบัติงานที่บ้านแล้วส่งงานดังกล่าวไปยังที่ทำงาน ผู้ใช้สามารถเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ของตนเองเข้ากับคอมพิวเตอร์ของสำนักงานเพื่อเข้าไปใช้โปรแกรม

4.ระบบสนับสนุนสำนักงาน

ระบบเครือข่าย(Network)

-อินทราเน็ต (Intranet) คือ ระบบเครือข่ายภายในองค์กร

-อินเทอร์เน็ต (Internet) คือ ระบบเครือข่ายผู้ใช้สามารถทราบข้อมูลที่ต้องการจากทั่วโลกได้โดยไม่จำกัดผู้ใช้งาน

ระบบแสงสว่าง  แสงสว่างที่พอเหมาะจะมีส่วนช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานปฏิบัติงานได้ดีขึ้นลดความเมื่อยล้าของดวงตาลง

ระบบไฟฟ้า เครื่องควบคุมแรงดันไฟฟ้า (Voltage Stabilizer) เครื่องรักษาสภาพไฟฟ้า (Line Conditioner) และเครื่องสำรองไฟ (Uninteruptable Power system) เป็นต้น

ระบบรักษาความปลอดภัย หมายรวมถึง การป้องกันอัคคีภัย การโจรกรรม และการทุจริตในการทำงาน . เช่น อุปกรณ์ตรวจสอบผู้ที่ผ่านเข้า-ออก โดยใช้บัตรผ่าน โทรทัศน์วงจรปิด

การวางผังห้องทำงาน การวางผังอุปกรณ์สำนักงานและโต๊ะทำงานให้อยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสม มีลำดับโต๊ะตามสายงาน จะช่วยให้การทำงานสะดวกรวดเร็วขึ้น

  

2.จงอธิบายหน้าที่ของระบบควบคุมข่าวสารในระบบสารสนเทศสำนักงาน พร้อมยกตัวอย่างประกอบ

ตอบเป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อควบคุมการกระจายและการใช้ข่าวสารในสำนักงาน โดยการจัดการข้อมูลให้เป็นระบบ ซึ่งประกอบด้วยรูปแบในการส่งผ่านข่าวสารที่สำคัญ เช่น โทรสาร ไปรษณีย์เสียง

3. จงอธิบายหน้าที่ของระบบจัดการเอกสารในระบบสารสนเทศสำนักงาน พร้อมยกตัวอย่างประกอบ

ตอบ     ระบบจัดการเอกสาร ถูกพัฒนาขึ้นให้มีหน้าที่ดูแลเกี่ยวกับการจัดทำ กระจาย และเก็บรักษาเอกสารต่างๆ ภายในองค์การ

      ตัวอย่างเช่น การประมวลคำ ปัจจุบันหน่วยงานต่างๆมักจะพิมพ์เอกสารโดยใช้เครื่องคอมพิวเตอร์และชุดคำสั่งสำหรับการประมวลภาษา (Word Processor) โดยที่ชุดคำสั่งสำหรับประมวลภาษาจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการพิมพ์งาน เนื่องจากชุดคำสั่งคอมพิวเตอร์ช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานได้มากกว่าการใช้งานเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา เช่น การจัดรูปแบบงานพิมพ์ การทำตาราง การจัดเรียงหน้า การจัดทำสารบัญ และการตรวจสอบคำผิด เป็นต้น ซึ่งจะช่วยให้การออกเอกสารมีคุณภาพ รวดเร็ว ถูกต้อง และเป็นมืออาชีพ

4. จงอธิบายระบบสารสนเทศการประชุมทางไกล พร้อมยกตัวอย่างประกอบ

ตอบ   เป็นระบบเชื่อมดยงบุคคลตั้งแต่ 2 คน ซึ่งอยู่กันคนละที่ ให้สามารถประชุมหรือโต้ตอบกันได้ โดยไม่จำเป็นต้องเดินทางไปอยู่ในสถานที่เดียวกัน เช่น การประชุมโดยใช้คอมพิวเตอร์

5. จงอธิบายหน้าที่ของระบบสารสนเทศการทำงานสำนักงานในระบบสารสนเทศสำนักงาน พร้อมยกตัวอย่างประกอบ

ตอบ     เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้พนักงานในสำนักงานเดียวกันใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่ในสำนักงานให้เกิดประโยชน์ในการทำงานร่วมกันอย่างเต็มที่ ซึ่งจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการลงทุน และช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ โดยที่เราสามารถแบ่งระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงานออกได้เป็นหลายประเภท เช่น ระบบจัดระเบียบงาน การนำเสนอประกอบภาพ