สรุปบทที่7 ระบบการประมวลผลรายการและการจัดการรายงาน

สรุปบทที่7 

ระบบการประมวลผลรายการและการจัดการรายงาน

ระบบการจัดการรายงาน (Management Report System; MRS) 

          หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบและจัดทารายงานหรือเอกสารสาหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหารโดยจะส่งต่อไปยังฝ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องตามระยะเวลาที่กาหนด หรือตามความต้องการของผู้บริหาร โดยทั่วไปแล้วการทางานของระบบจัดการรายงาน จะถูกใช้สาหรับการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคุมการจัดการ

⇒คุณสมบัติของระบบจัดการรายงาน

1. สนับสนุนการตัดสินใจทั้งที่เป็นแบบโครงสร้างและกึ่งโครงสร้าง อย่างมีประสิทธิภาพ
2. ผลิตเอกสารหรือรายงานตามตารางที่กาหนด และนาเสนอให้ผู้จัดการหรือผู้ใช้
3. ถูกผลิตออกมาในรูปแบบที่คงที่หรือถูกกาหนดไว้
4. สารสนเทศส่วนใหญ่มักเกิดขึ้นในอดีตมากกว่าที่จะสัมพันธ์กับอนาคต
5. บ่อยครั้งที่รายงานหรือเอกสารจะถูกผลิตในรูปของกระดาษ ซึ่งสรุปข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการรู้ โดยเฉพาะผู้จัดการที่ยังไม่มีความคุ้นเคยกับการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการทางาน เช่น ระบบสานักงานที่ไม่ใช้กระดาษ (Paperless Office) เป็นต้น นอกจากนี้ MRS ยังต้องจัดทารายงาน เพื่อใช้อ้างอิงประกอบการบริหารงานในอนาคต

ความแตกต่างของรายงานที่ออกโดย TPS และ MRS
MRS จะออกรายงานที่มีวัตถุประสงค์สาหรับสนับสนุนการบริหารและการจัดการของผู้บริหาร
TPS จะออกรายงานที่มีวัตถุประสงค์ เพื่อแสดงและควบคุมการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นในแต่ละวันต่อองค์การ

⇒ประเภทของรายงาน

1. รายงานที่จัดทาเมื่อต้องการ (Demand reports)-มีการจัดเตรียมรูปแบบรายงานล่วงหน้า
-จัดทาเมื่อได้รับคาขอตามหัวข้อที่ต้องการ
-เป็นรายงานที่ใช้สาหรับสนับสนุนการตัดสินใจ
-เช่น รายงานการแสดงสาเหตุที่ทามีการทางานล่วงเวลามากเกินไป (แสดงการผลิต, จานวนชั่วโมงที่ต้องทางานในแต่ละงาน, จานวนการทางานล่วงเวลาของแต่ละงาน)

2. รายงานที่ทาตามระยะเวลากาหนด (Schedule reports)-กำหนดเวลาและรูปแบบของรายงานไว้ล่วงหน้า
-แสดงข้อมูลการดาเนินงานตามช่วงเวลา
-ลักษณะคล้ายกับข้อมูลต้นฉบับที่ผ่านการประมวลผลมาจากหน่วยงานต่างๆ แต่เพิ่มการจัดกลุ่มข้อมูลและการสรุปข้อมูลลงไป
-เช่น รายงานตารางเวลาการผลิต เป็นรายวัน รายเดือน รายปี
3. รายงานสรุป (Summarized reports)เป็นการทารายงานในภาพรวม เช่น รายงานยอดขายของพนักงานขาย จานวนนักศึกษาลงทะเบียนวิชา MIS

4. รายงานเมื่อมีเงื่อนไขเฉพาะเกิดขึ้น (Exception reports)-จัดทาเมื่อมีเกณฑ์เพื่อตรวจสอบเงื่อนไขต่างๆ
-เกิดตามเงื่อนไขซึ่งมักจะไม่ปกติ
-ระบุข้อมูลที่จาเป็นต่อผู้บริหารในการตรวจสอบหาสาเหตุของข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นเท่านั้น

5. รายงานที่ออกเพื่อพยากรณ์ (Predictive Report)-ใช้ข้อสารสนเทศช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหาร
-อาศัยเทคนิคการวิเคราะห์ทางสถิติและคณิตศาสตร์

⇒ลักษณะของสารสนเทศในระบบจัดทารายงาน
1. ตรงประเด็น (Relevance) รายงานที่ออกควรที่จะบรรจุด้วยสารสนเทศที่เป็นที่ต้องการหรือเป็นประโยชน์ ต่อเรื่องที่ผู้บริหารกาลังทาการตัดสินใจอยู่
2. ความถูกต้อง (Accuracy) รายงานที่ออกควรบรรจุด้วยสารสนเทศที่ถูกต้องไม่มีข้อผิดพลาด และเป็นที่เชื่อถือได้ของผู้บริหาร
3. ถูกเวลา (Timeliness) รายงานที่ออกควรจะบรรจุสารสนเทศทันสมัยและทันเวลา เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจที่กาลังกระทาอยู่ในขณะนั้น
4. สามารถพิสูจน์ได้ (Verifiability) รายงานที่ออกควรบรรจุสารสนเทศที่สามารถตรวจสอบแหล่งที่มาว่าเป็นข้อมูลจากแหล่งใด และมีความน่าเชื่อถือเพียงใด

ระบบประมวลผลรายการ

ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing System; TPS)
หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อให้ทางานที่เกี่ยวข้องกับการดาเนินงานภายในองค์กร โดยมีการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยในการประมวลผลรายการ เก็บข้อมูล ซึ่งระบบนี้จะสามารถช่วยให้การดาเนินงานในแต่ละวันขององค์กรเป็นไปอย่างมีระบบและประสิทธิภาพ

วัตถุประสงค์ของระบบประมวลผลรายการ

1. ลดความผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากการใช้มือทางาน
2. เพิ่มความรวดเร็วและประสิทธิภาพในการทางานได้
3. ป้องกันการสูญหายของข้อมูล
4. ลดการทางานซ้าซ้อน
5. สารสนเทศที่เกิดจากระบบประมวลผลสามารถเป็นข้อมูลพื้นฐานของระบบย่อยอื่น ๆ ในระบบสารสนเทศได้

     หน้าที่ของระบบประมวลผลรายการ

1. การบันทึกรายการหรือบันทึกบัญชี เก็บบันทึกการปฏิบัติงานหรือเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นทางการบัญชีในแต่ละวัน

2. การออกเอกสาร ทาหน้าที่ในการออกเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานในแต่ละวัน เช่น การออกใบกากับภาษี ใบส่งสินค้า ใบเสร็จรับเงิน

3. การควบคุมรายงาน ทาหน้าที่ในการออกรายงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดาเนินงานขององค์กร เช่น รายงานการขายในแต่ละวัน

    ระบบย่อยประมวลผลรายการ

ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อสนับสนุนการดาเนินงานของธุรกิจให้เป็นระบบ โดยออกแบบจากการปฏิบัติงานตามหน้าที่ทางธุรกิจจริง ช่วยส่งเสริมให้องค์กรประสานงานและใช้ข้อมูลร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

โดยสามารถจาแนกตามหน้าที่ทางธุรกิจได้ ดังต่อไปนี้

1. ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี

2. ระบบสารสนเทศด้านการเงิน

3. ระบบสารสนเทศด้านการตลาด

4. ระบบสารสนเทศด้านการผลิต

5. ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล

            1. ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี (Accounting Information System; AIS)

ทาหน้าที่รวบรวม จัดระบบ และนาเสนอสารสนเทศทางการบัญชี เพื่อช่วยในการตัดสินใจแก่ผู้ใช้สารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์การ

เน้นความสาคัญกับสารสนเทศที่สามารถวัดค่าได้ หรือการประมวลผลเชิงปริมาณมากกว่าการแก้ปัญหาเชิงคุณภาพ ประกอบด้วย 2 ส่วนคือ

      1.1 ระบบบัญชีทางการเงิน เป็นการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นในรูปตัวเงิน จัดหมวดหมู่รายการต่าง ๆ สรุปผลและตีความหมายในงบการเงิน วัตถุประสงค์หลัก คือ นาเสนอสารสนเทศแก่ผู้ใช้และผู้ที่ สนใจข้อมูลทางการเงินขององค์การ

     1.2 ระบบบัญชีผู้บริหาร เป็นการนาเสนอข้อมูลทางการเงินแก่ผู้บริหาร เพื่อใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ ระบบบัญชีจะประกอบด้วย บัญชีต้นทุน การงบประมาณ และการศึกษาระบบ

       2. ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (Financial Information System) 

จะเกี่ยวกับสภาพคล่อง (Liquidity) ในการดาเนินงาน การจัดการเงินสดหมุนเวียน มีหน้าที่ 3 ประการ ดังนี้

     2.1 การพยากรณ์ (Forecast) ศึกษาวิเคราะห์ การคาดการณ์ การกาหนดทางเลือก และการวางแผนทางด้านการเงินของธุรกิจ เพื่อใช้ทรัพยากรทางการเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดยใช้หลักการทางสถิติและแบบจาลองทางคณิตศาสตร์มาประยุกต์ การพยากรณ์ทางการเงินจะอาศัยข้อมูลทั้งภายในและภายนอกองค์การ ตลอดจนประสบการณ์ของผู้บริหารในการตัดสินใจ

    2.2 การจัดการด้านการเงิน (Financial Management) คือการบริหารเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด เช่น รายรับและรายจ่าย การหาแหล่งเงินทุนจากภายนอก เพื่อที่จะเพิ่มทุนขององค์การ โดยวิธีทางการเงิน เช่น การกู้ยืม การออกหุ้น หรือตราสารทางการเงิน

   2.3 การควบคุมทางการเงิน (Financial Control) เป็นการติดตามผล ตรวจสอบ และประเมินความเหมาะสมในการดาเนินงานว่าเป็นไปตามแผนที่กาหนดหรือไม่ ตลอดจนวางแนวทางแก้ไขหรือปรับปรุงให้การดาเนินงานทางการเงินของธุรกิจมีประสิทธิภาพ

    3. ระบบสารสนเทศด้านการตลาด (Marketing Information System) 

แบ่งเป็นระบบย่อยตามหน้าที่รับผิดชอบดังนี้

  3.1 ระบบสารสนเทศสาหรับการขาย ประกอบด้วย

     3.1.1 ระบบสารสนเทศสาหรับสนับสนุนการขาย จะรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ เพื่อสนับสนุนการดาเนินงานของฝ่ายขาย เพื่อให้การขายเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ข้อมูลที่ระบบต้องการอาจจะเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่จะทาการขาย รูปแบบ ราคา และการโฆษณาต่าง ๆ

     3.1.2 ระบบสารสนเทศสาหรับวิเคราะห์การขาย จะรวบรวมสารสนเทศในเรื่องของกาไรหรือขาดทุนของผลิตภัณฑ์ ความสามารถของพนักงานขาย ยอดขายของแต่ละเขตการขาย รวมทั้งแนวโน้มการเติมโตของสินค้า

     3.1.3 ระบบสารสนเทศสาหรับการวิเคราะห์ลูกค้า จะช่วยในการวิเคราะห์ลูกค้าเพื่อให้ทราบถึงรูปแบบของการซื้อและประโยชน์ที่ลูกค้าจะได้รับ เพื่อธุรกิจจะสามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ

  3.2 ระบบสารสนเทศสาหรับการวิจัยตลาด ประกอบด้วย

     3.2.1 ระบบสารสนเทศสาหรับการวิจัยลูกค้า การวิจัยลูกค้าจะต้องทราบสารสนเทศที่เกี่ยวกับลูกค้าในด้านสถานะทางการเงิน การดาเนินธุรกิจ ความพอใจ รสนิยม และพฤติกรรมการบริโภค

    3.3.2 ระบบสารสนเทศสาหรับการวิจัยตลาด ให้ความสาคัญกับการหาขนาดของตลาดของแต่ละผลิตภัณฑ์ที่จะนาออกจาหน่าย ซึ่งอาจจะครอบคลุมทั้งในระยะสั้นและระยะยาว สารสนเทศที่จาเป็นที่ต้องการของการวิจัยตลาดคือ สภาวะและแนวโน้มทางเศรษฐกิจ ยอดขายในอดีตของอุตสาหกรรมหรือผลิตภัณฑ์ชนิดเดี่ยวกันในตลาด รวมทั้งภาวการณ์แข่งขันของผลิตภัณฑ์

     3.3.3 ระบบสารสนเทศสาหรับการส่งเสริมการขาย เน้นแผนงานทางด้านการโฆษณาและส่งเสริมการขาย โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อส่งเสริมการขาย เพิ่มยอดขายสินค้าและเพิ่มส่วนแบ่งตลาดให้สูงขึ้น สารสนเทศที่ต้องการคือ ยอดขายของสินค้าทุกชนิดในบริษัท เพื่อให้รู้ว่าสินค้าตัวใดต้องทาการวางแผนการส่งเสริมการขายอย่างไร

   3.3 ระบบสารสนเทศสาหรับการพัฒนาผลิตภัณฑ์และการบริการ วิเคราะห์ถึงความเป็นไปได้ของผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ ลักษณะและความต้องการของลูกค้าที่มีต่อผลิตภัณฑ์ใหม่ หรือผลิตภัณฑ์ที่เป็นที่ต้องการของลูกค้าแต่ยังไม่มีตลาด สารสนเทศที่ต้องการคือ ยอดขายของผลิตภัณฑ์ประเภทเดี่ยวกันในอดีต

    3.4 ระบบสารสนเทศสาหรับการพยากรณ์การขาย ใช้ในการวางแผนการขาย แผนการทากาไรจากสินค้าหรือบริการในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งของบริษัท ซึ่งจะส่งผลไปถึงการวางแผนการผลิต การวางกาลังคน และงบประมาณที่จะใช้เกี่ยวกับการขาย โดยสารสนเทศที่ต้องการคือ ยอดขายในอดีต สถานะของคู่แข่งขัน สภาวการณ์ของตลาด และแผนการโฆษณา

     3.5 ระบบสารสนเทศสาหรับการวางแผนกาไร เน้นการวางแผนกาไรทั้งในระยะสั้นและระยะยาวของธุรกิจ โดยสารสนเทศต้องการคือ สารสนเทศจากการวิจัยตลาด ยอดขายในอดีต สารสนเทศของคู่แข่งขัน การพยากรณ์การขาย และการโฆษณา

      3.6 ระบบสารสนเทศสาหรับการกาหนดราคา ซึ่งต้องคานึงถึง ความต้องการของลูกค้า คู่แข่งขัน กาลังซื้อของลูกค้า สารสนเทศที่ต้องการคือ ตัวเลขกาไรของผลิตภัณฑ์ในอดีต เพื่อทาการปรับปรุงให้ได้สัดส่วนของกาไรที่ต้องการ

      3.7 ระบบสารสนเทศสาหรับการควบคุมค่าใช้จ่าย โดยดูจากรายงานของผลการทากาไรกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงหรือสาเหตุของการคลาดเคลื่อนของค่าใช้จ่าย ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับการขายรวมถึงค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น เงินเดือน ค่าโฆษณา ค่าส่วนแบ่งการขาย

       4. ระบบสารสนเทศด้านการผลิต (Production and Information System) 

เน้นผู้ผลิตสามารถพยากรณ์ปริมาณของผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมกับความต้องการของลูกค้า โดยไม่ให้มีจานวนมากหรือน้อยจนเกินไปตลอดจนควบคุมคุณภาพของผลิตภัณฑ์เป็นที่ต้องการของลูกค้า โดยมีต้นทุนการผลิตที่เหมาะสม

        5. ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล (Human Resource Information System; HRIS)เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาให้สนับสนุนการดาเนินงานด้านทรัพยากรบุคคล ตั้งแต่การวางแผนการจ้างงาน การพัฒนาและการฝึกอบรม ค่าจ้างเงินเดือน การดาเนินงานการทางวินัย ช่วยให้การบริหารทรัพยากรบุคคลเกิดประสิทธิภาพ โดยข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรบุคคลจะมีดังนี้

   5.1 ข้อมูลตัวบุคลากร เป็นข้อมูลของสมาชิกแต่ละคนขององค์กร

   5.2 ผังองค์กร แสดงโครงสร้างองค์การ การจัดหน่วยงาน และแผนกาลังคน ซึ่งแสดงทั้งปริมาณและการจัดสรรทรัพยากรบุคคล

   5.3 ข้อมูลจากภายนอก เช่น การสารวจเงินเดือน อัตราการว่างงาน อัตราเงินเฟ้อ

อ้างอิงhttp://free4marketing.blogspot.com/2011/04/evaluating-salesmen.html

👌👌👌👌👌👌👌👌👌👌👌👌👌👌👌👌

แบบฝึกหัด

1.ระบบประมวลผลรายการ หมายถึงอะไรจงอธิบาย

ตอบ  ระบบประมวลผลรายการ หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ใช้ในการเปลี่ยนข้อมูลดิบจากการปฏิบัติงานให้อยู่ในรูปแบบที่เครื่องจักรสามารถอ่านได้, เก็บรายละเอียดรายการ, ประมวลผลรายการและสั่งพิมพ์รายละเอียดรายการ ออกมาได้ รายการ (Transaction) คือ การกระทำพื้นฐานที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินการทางธุรกิจ เช่น การขายสินค้า การจองตั๋วเครื่องบิน การซื้อสินค้าผ่านเครดิตการ์ดและการสอบถามข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าคงคลัง จัดเป็นรายการทั้งสิ้น ระบบประมวลผลรายการนิยมใช้ในการประมวลผลบัญชี, การขาย, หรือประมวลผลข้อมูลสินค้าคงคลัง เนื่องจากข้อมูลเหล่านี้เป็นที่ต้องการของระบบสารสนเทศอื่นๆในองค์กร

2. หน้าที่หลักของ TPS มีอะไรบ้าง

ตอบ

1.การทำบัญชี  (Bookeeping) 

ทำหน้าที่ในการเก็บบันทึกการปฏิบัติงานหรือเหตุการณ์ทางการบัญชีที่เกิดขึ้น ในแต่ละวันขององค์การ โดยการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นมักจะเกี่ยวข้องกับบุคคล 2 กลุ่มคือ ลูกค้า (Customer) และผู้ขายวัตถุดิบ (Supplier) โดยที่องค์การต้องมการลงบันทึกรายการขายสินค้าในแต่ละวัน และบันทึกรายการซื้อสินค้าเข้าร้าน เป็นต้น

2.การอออกแบบเอกสาร(Document Issuance) 

ทำหน้าที่เกี่ยวกับการออกแบบเอกสาร   ต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานในแต่ละวันขององค์การ                     

3.การทำรายงานควบคุม (Control Reporting)

 ทำหน้าที่เกี่ยวกับการเก็บเอกสารต่าง ๆ ที่มีผลมาจากการดำเนินงานขององค์การ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อตรวจสอบและควบคุมการดำเนินงานขององค์การ 

3.จงบอกวัตถุประสงค์ของระบบประมวลผลรายการ

ตอบ 1) มุ่งจัดหาสารสนเทศทั้งหมดที่หน่วยงานต้องการตามนโยบายของหน่วยงานหรือตามกฎหมาย เพื่อช่วยในการปฏิบัติงาน

      2) เพื่อเอื้ออำนวยต่อการปฏิบัติงานประจำให้มีความรวดเร็ว

      3) เพื่อเป็นหลักประกันว่าข้อมูลและสารสนเทศของหน่วยงานมีความถูกต้องเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันและรักษาความลับได้

      4) เพื่อเป็นสารสนเทศที่ป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบสารสนเทศที่ใช้ในการตัดสินใจอื่น เช่น MRS หรือ DSS

4.จงอธิบายระบบสารสนเทศด้านการบัญชี

ตอบ  ระบบสารสนเทศทางการบัญชี (Account Information System) คือ ระบบที่พัฒนาขึ้นเพื่อใช้งานในกิจการเฉพาะด้านระบบงานการบัญชี โดยใช้ทรัพยากรบุคคล คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์รอบข้าง ทำหน้าที่หลักในการบันทึก ประมวลผล และจัดทำสารสนเทศทางบัญชี ให้เป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการตัดสินใจต่อผู้ใช้ระบบสารสนเทศทางการบัญชีมีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจดังนี้

1. การเก็บบันทึกรายการที่เกิดขึ้นของธุรกิจ
2. การประมวลผลข้อมูลให้ได้สารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อการวางแผน การสั่งการและการควบคุม
3. การควบคุมสินทรัพย์ (รวมถึงสารสนเทศ) ของธุรกิจให้มั่นใจว่า ข้อมูลที่ได้มานั้นถูกต้องและเชื่อถือได้

5. จงอธิบายระบบสารสนเทศด้านการเงิน

ตอบ  ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (Financial Information Systems)ระบบสารสนเทศด้านการเงิน สนับสนุนผู้จัดการฝ่ายการเงินในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับ 

1) การเงินของบริษัท 

2) การจัดสรรและควบคุมแหล่งการเงินภายในบริษัท 

      ประเภทของระบบสารสนเทศทางการเงินที่สำคัญที่รวมการจัดการเงินสดและการลงทุน การทำงบประมาณการเงินการคาดการณ์ทางการเงิน และการวางแผนทางการเงิน ตามรูป

                                      

6. จงอธิบายระบบสารสนเทศด้านการตลาด

ตอบ   หมายถึง กระบวนการเพื่อการรวบรวม การจัดเก็บข้อมูล การจัดหมวดหมู่ของข้อมูล การวิเคราะห์และการเผยแพร่ข้อมูลทุกชนิดที่เกี่ยวข้องทางการตลาดอย่างเป็นระเบียบเพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจและการดำเนินการทางกการตลาด เพื่อตอบสนองความพอใจของตลาด

                               
7.จงอธิบาย ระบบสารสนเทศด้านการผลิต

ตอบ  ระบบสารสนเทศทางการผลิต นับเป็นเครื่องของการนำเสนอสารสนเทศการผลิตเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้สารสนเทศด้านการวางแผน การจัดการ การควบคุมการผลิตและการดำเนินงาน ตลอดจนการควบคุมคุณภาพของผลิตภัณฑ์ซึ่งเป็นผลลัพธ์จากกระบวนการผลิตซึ่งความต้องการสารสนเทศนี้จะแตกต่างกันไปในแต่ล่ะองค์การ เช่น ธุรกิจอุตสาหกรรม จะมีความต้องการที่แตกต่างกันไปจากธุรกิจบริการ หรือธุรกิจบริการโรงพยาบาลจะมีความต้องการสารสนเทศที่แตกต่างไปจากธุรกิจบริการในมหาวิทยาลัย เป็นต้น

8. จงอธิบายระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล

ตอบ  ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล (human resource information system) หรือ HRIS หรือระบบสานสนเทศสำหรับบริหารงานบุคคล (personnel information system) หรือ PIS เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาให้สนับสนุนการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคล ตั้งแต่การวางแผน การจ้างงาน การพัฒนาและการฝึกอบรม ค่าจ้างเงินเดือน การดำเนินการทางวินัย ช่วยให้การบริหารทรัพยากรบุคคลเกิดประสิทธิภาพ โดยที่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรบุคคลจะมีดังนี้

                1.  ข้อมูลบุคลากร  เป็นข้อมูลของสมาชิกแต่ละคนขององค์การ ซึ่งประกอบด้วยประวัติเงินเดือนและ สวัสดิการ เป็นต้น
                2.  ผังองค์การ  แสดงโครงสร้างองค์การ การจัดหน่วยงานและแผนกำลังคน ซึ่งแสดงทั้งปริมาณและการจัดสรรทรัพยากรบุคคล
                3.  ข้อมูลจากภายนอก  ระบบบริหารทรัพยากรบุคคลมิใช่ระบบปิดที่ควบคุมและดูแลสมาชิกภายในองค์การเท่านั้น แต่จะเกี่ยวข้องกับสภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจ สังคม และการเมือง  ซึ่งต้องการข้อมูลจากภายนอกองค์การ เช่น การสำรวจเงินเดือน อัตราการว่างงาน อัตราเงินเฟ้อ เป็นต้น

9.ระบบการจัดการรายงานหมายถึงอะไร มีกี่ประเภทอะไรบ้าง

ตอบ   ระบบการจัดการรายงาน (Management Report System; MRS)

         หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบและจัดทารายงานหรือเอกสารสาหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหารโดยจะส่งต่อไปยังฝ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องตามระยะเวลาที่กาหนด หรือตามความต้องการของผู้บริหาร โดยทั่วไปแล้วการทางานของระบบจัดการรายงาน จะถูกใช้สาหรับการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคุมการจัดการ

 ประเภทของรายงาน

1. รายงานที่จัดทาเมื่อต้องการ (Demand reports)           -มีการจัดเตรียมรูปแบบรายงานล่วงหน้า
           -จัดทาเมื่อได้รับคาขอตามหัวข้อที่ต้องการ
           -เป็นรายงานที่ใช้สาหรับสนับสนุนการตัดสินใจ
           -เช่น รายงานการแสดงสาเหตุที่ทามีการทางานล่วงเวลามากเกินไป 
2. รายงานที่ทาตามระยะเวลากาหนด (Schedule reports)          -กำหนดเวลาและรูปแบบของรายงานไว้ล่วงหน้า
          -แสดงข้อมูลการดาเนินงานตามช่วงเวลา
          -ลักษณะคล้ายกับข้อมูลต้นฉบับที่ผ่านการประมวลผลมาจากหน่วยงานต่างๆ 
          -เช่น รายงานตารางเวลาการผลิต เป็นรายวัน รายเดือน รายปี
3. รายงานสรุป (Summarized reports)เป็นการทารายงานในภาพรวม เช่น รายงานยอดขายของพนักงานขาย จานวนนักศึกษาลงทะเบียนวิชา MIS
4. รายงานเมื่อมีเงื่อนไขเฉพาะเกิดขึ้น (Exception reports)        -จัดทาเมื่อมีเกณฑ์เพื่อตรวจสอบเงื่อนไขต่างๆ
        -เกิดตามเงื่อนไขซึ่งมักจะไม่ปกติ
        -ระบุข้อมูลที่จาเป็นต่อผู้บริหารในการตรวจสอบหาสาเหตุของข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นเท่านั้น
5. รายงานที่ออกเพื่อพยากรณ์ (Predictive Report)       -ใช้ข้อสารสนเทศช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหาร
       -อาศัยเทคนิคการวิเคราะห์ทางสถิติและคณิตศาสตร์

10. จงบอกความแตกแต่งระหว่าง TPS และ MRS

ตอบ   ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจหรือที่เรียกว่า TPS หมายถึงระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขั้นโดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบเพื่อให้ทำงานเกี่ยวกับการดำเนินงานภายในองค์การมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลโดยที่  TPS ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกสารสนเทศมาอ้างอิงอย่างสะดวกและถูกต้องในอนาคต

    ระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการหรือที่เรียกว่า MRS หมายถึงระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อรวบรวมประมวลผลจัดระบบและจัดทำรายงานหรือเอกสารสำหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหารเนื่องจากรายงานที่ถูกที่ทำอย่างเป็นระบบจะช่วยให้การบริหารงานมีประสิทธิภาพ โดยที่ MRS จะจัดทำรายงานหรือเอกสาร และส่งต่อไปยังฝ่ายจัดการตามระยะเวลาที่กำหนด หรือตามความต้องการของผู้บริหาร โดยทั่วไปแล้วการทำงานของ MRS  จะถูกใช้สำหรับการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคุมการจัดการ ขณะที่ TPS  จะรวบรวมและแสดงกิจกรรมในการดำเนินงานเท่านั้น

ที่มา  https://lamduanduan.wordpress.com